Формирование отчетов

 Печать Предыдущая страница Стартовая страница Следующая страница

Режим «Формирование отчетов» предназначен для создания пользовательских отчетов на основе информации из активной в текущий момент таблицы данных.

Доступно формирование следующих отчетов:

- по шаблону (для всех данных и  для текущей записи);

- для всех записей в Excel (альбомная и книжная ориентация). Для альбомной ориентации отчета обязательно должен быть установлен принтер по умолчанию (хотя бы виртуальный).

 

Создание отчетов  " по шаблону" осуществляется средствами Microsoft Office (для шаблонов с расширением XLT – MS Excel, с расширением DOT – MS Word). Любой отчет печатается на основе шаблона, созданного и настроенного заранее в Microsoft Office.

 

Шаблон документа состоит из описательной части, которая автоматически не редактируется,  и полей данных (ключевых полей), которые в процессе создания отчета заменяются на соответствующие им значения из таблицы. Поля данных представляют собой имена полей таблицы в виде набора заглавных букв, заключенных между символами "#". Например, NUMBER – имя поля таблицы , # NUMBER # - имя поля данных в шаблоне.

 

Отчеты  могут быть двух видов:

- Табличный отчет может создаваться только на основе шаблона MS  Excel и содержит данные в виде таблицы. В первой строке шаблона отчета, где необходимо начать печать данных в виде таблицы должны быть перечислены имена полей данных. В качестве примера поставляется табличный отчет на основе шаблона с именем ExExcel.xlt.

- Отчет по форме представляет собой  документ, в котором имена полей данных задаются в любом выбранном  пользователем месте, причем они могут повторяться.  Отчет по форме создается на основе шаблона MS Word. В качестве примера поставляется табличный отчет на основе шаблона с именем ExWord.xlt.

 

При создании нового отчета необходимо:

- Сформировать шаблон пользователя. Шаблоны формируются  средствами Microsoft Office (MS Excel,  MS Word). После запуска MS Excel или MS Word в меню Файл выберите команду Создать. Выберите вкладку Общие и щелкните дважды значок "Новый документ" в MS Word или "Книга" в MS Excel.

- Занести необходимую информацию для формирования отчета. Задать имена полей данных.

 

Выбрать команду Сохранить как в меню Файл(расширение шаблона XLT – MS Excel,  расширение DOT – MS Word). Подробно порядок создания и ведения шаблонов описан в документации по MS Office.